Erstellen Sie ein DSGVO konformes Verarbeitungsverzeichnis nach Artikel 30 DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz. Einfach und unkompliziert. Entwickelt für kleine Unternehmen, Freiberufler, Dienstleister, Vereine, Blogger, Berater und Soloselbstständige.

Datenschutz ist heute wichtiger denn je. Unternehmen, Freiberufler, Dienstleister etc. müssen sicherstellen, dass sie die Daten ihrer Kunden und Mitarbeiter sicher und rechtskonform verarbeiten. Mit DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis erhalten Sie eine effektive Lösung, um Ihre Datenverarbeitung sicher zu dokumentieren, den Überblick zu behalten, vor Datenschutzverletzungen zu schützen und Aufsichtsbehörden schnell und einfach Bericht zu erstatten.

Schritt für Schritt führt Sie die Software sicher zum Ziel: Von der Erstellung der TOM-Anlagen über die Verarbeitungstätigkeiten bis zur Datenschutzrisikoeinschätzung.

DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis ist speziell auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen in allen Branchen sowie von Beratern, Soloselbstständigen, Vereine und Blogger zugeschnitten. Mit einem einmaligen fairen Preis können Sie sich diese Software leisten, ohne Ihr Budget zu sprengen.
 

HINTERGRUND

Jeder Verantwortliche für die Datenverarbeitung und jeder Auftragsverarbeiter nach der DS-GVO ist praktisch verpflichtet ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten zu führen. Der Zweck ergibt sich aus dem Erwägungsgrund 82 zu Art. 30 DS-GVO. Hiernach sollen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter „zum Nachweis der Einhaltung dieser Verordnung“ ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen.
 

Pflicht zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses
Kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen nach Art. 30 Abs. 5 DS-GVO Verantwortliche und Auftragsverarbeiter mit weniger als 250 Mitarbeitern führen, es sei denn, der Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter führt Verarbeitungen personenbezogener Daten durch, die ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bergen oder besondere Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (Religionsdaten, Gesundheitsdaten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung etc.) oder über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art. 10 DS-GVO betreffen oder nicht nur gelegentlich erfolgen (alle sonstigen Verarbeitungen, z. B. Lohnabrechnungen, Kundendatenverwaltung, Mitgliederverwaltung, IT-/Internet-/E-Mail-Protokollierung, Schulnoten).

Die Pflicht zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten besteht damit bereits dann, wenn mindestens eine der genannten drei Fallgruppen erfüllt ist.

Wegen der Regelmäßigkeit der Verarbeitung werden damit kaum Unternehmen, Freiberufler und Vereine von der Pflicht eines solchen Verzeichnisses generell befreit. Eine Einschätzung dazu kann im Zweifelsfall die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde geben.

Der Begriff „nicht nur gelegentlich“ wird vom Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit nach DS-GVO Artikel-29-Gruppe (WP 243) interpretiert. Nach Ziff. 2.1.4 liegt der Begriff „regelmäßig“ vor, wenn mindestens eine der folgenden Eigenschaften erfüllt ist:

• fortlaufend oder in bestimmten Abständen während eines bestimmten Zeitraums vorkommend,
• immer wieder oder wiederholt zu bestimmten Zeitpunkten auftretend,
• ständig oder regelmäßig stattfindend.

 
Verarbeitungen, die ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen bergen, können z. B. sein:

• Videoüberwachung,
• Bonitätsscoring- und Betrugspräventionsverfahren,
• Ortung von Mitarbeitern (z. B. mittels GPS),
• Verarbeitungen, bei denen Kommunikationsinhalte betroffen sind.

 
Es ist damit davon auszugehen, dass die Ausnahme nur selten greift und vielfach das Erstellen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten geboten ist.
 

Inhalt eines Verarbeitungsverzeichnisses
Das Verarbeitungsverzeichnis betrifft sämtliche ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitungen sowie nichtautomatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

Für jede einzelne Verarbeitungstätigkeit ist eine Beschreibung nach Maßgabe des Art. 30 DS-GVO anzufertigen. Als Verarbeitungstätigkeit wird im Allgemeinen ein Geschäftsprozess auf geeignetem Abstraktionsniveau verstanden. Es ist ein strenger Maßstab anzulegen, so dass jeder neue Zweck der Verarbeitung eine eigene Verarbeitungstätigkeit darstellt. Bei einer nur geringen Zweckänderung muss geprüft werden, ob eine bereits bestehende Beschreibung einer Verarbeitungstätigkeit angepasst werden muss oder ob eine vollständig neue Beschreibung anzufertigen ist. Die Summe der Einzelbeiträge ergibt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis unterstützt Sie dabei.
 

Rechenschaftspflicht
Jeder Verantwortliche und Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, mit der Datenschutzaufsichtsbehörde zusammenzuarbeiten und dieser auf Anfrage das entsprechende Verarbeitungsverzeichnis vorzulegen, damit die einzelnen Verarbeitungsvorgänge bzw. -verfahren anhand dieser Verzeichnisse kontrolliert werden können.

Kann auf Anfrage einer Aufsichtsbehörde kein Verarbeitungsverzeichnis vorgelegt werden, droht ein Bußgeld nach Art. 83 Abs. 4 a DS-GVO. Der gesetzliche Rahmen der Bußgelder ist, wie der übliche Rahmen der DS-GVO: Bis zu 20 Mio. Euro oder bei Unternehmen bis zu 4% des Jahresumsatzes, je nachdem welcher Betrag höher ist.

Die Regelung in Art. 30 DS-GVO verpflichtet nicht nur jeden Verantwortlichen im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO (hierzu zählen sowohl Behörden als auch z. B. Unternehmen, Freiberufler, Vereine), sondern auch die Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DS-GVO, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, welche sie im Auftrag durchführen, zu erstellen und zu führen. Die Regelung des Art. 30 DS-GVO bezieht sich dabei jeweils auch auf den Vertreter im Sinne von Art. 4 Nr. 17 DS-GVO.

Neben der Umsetzung der Verpflichtung nach Art. 30 DS-GVO kann das Verzeichnis als Grundlage zur Erfüllung weiterer datenschutzrechtlicher Pflichten verwendet werden. Vor diesem Hintergrund bietet es sich an, das Verzeichnis auch folgendermaßen einzusetzen bzw. zu verwenden:

• für eine Festlegung der Verarbeitungszwecke nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO
• für Zwecke der Rechenschafts- und Dokumentationspflicht, Art. 5 Abs. 2, Art. 24 DS-GVO
• als Nachweis der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 5 Abs. 1 lit. a DS-GVO,
• als Nachweis der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO,
• als Nachweis der Richtigkeit und Aktualität der Daten nach Art. 5 Abs. 1 lit. d DS-GVO
• als geeignete Maßnahme zur Erfüllung der Betroffenenrechte nach Art. 12 Abs. 1 DS-GVO,
• zur Schaffung und als Nachweis geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen
• nach Art. 24 Abs. 1 und Art. 32 DS-GVO,
• zur Prüfung, ob eine Datenschutzfolgenabschätzung nach Art. 35 DS-GVO erfolgen muss,
• als Basis für die Aufgabenerfüllung des Datenschutzbeauftragten nach Art. 39 DS-GVO.

TYPISCHE NUTZER

DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis wird vor allem von Datenschutzbeauftragten in kleinen und mittleren Unternehmen, externen Datenschutzbeauftragten, Einzelunternehmen und Vereinen eingesetzt.

 
30 TAGE KOSTENLOS TESTEN

• Tesversion Download
  DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis jetzt 30 Tage kostenlos ohne Einschränkungen testen.
• Nach dem Testzeitraum ist für die weitere Verwendung der Erwerb einer Lizenz erforderlich.

 
 
UPDATES

• Die Update-Unterstützung für Windows 11 läuft bis zum 31. Dezember 2031.
• Die Update-Unterstützung für Windows 10 läuft bis zum 14. Oktober 2025.
   
• Die Update-Unterstützung für Windows XP und Windows 7 lief am 14. Januar 2020 aus.
• DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis ist unter Windows Vista, Windows 8 und Windows 8.1 nicht getestet und nicht freigegeben. Es stehen keine speziellen Updates für Windows Vista, Windows 8 und Windows 8.1 zur Verfügung.
• Sie können DSGVO Easy Verarbeitungsverzeichnis auch weiterhin unter Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 und Windows 8.1 nutzen. Jedoch erhalten Sie unter Umständen keine Updates oder Updates sind nicht vollständig kompatibel.
   
• Updates erhalten Sie über die im Programm integrierte Update-Funktion.
• Wenn Sie diese App über den Windows-Store installiert haben, werden Updates automatisch von Windows installiert, sofern Sie diese Funktion nicht deaktiviert haben.

 
 
DOWNLOAD

• Download für Windows 10, Windows 11
• Sprache: Deutsch
• Downloadgröße: 5,4 MB
• Download starten
   

• Download für Windows 7, Windows XP
• Sprache: Deutsch
• Downloadgröße: 2,3 MB
• Download starten 

  
 
 
SYSTEMVORAUSSETZUNGEN

• Windows 11 | Windows 10
• Windows 7 | Windows XP mit Einschränkungen¹. Bitte auf die richtige Installationdatei achten.
• 350 MB RAM (Windows 32-bit und Windows 64-bit)
• Prozessor: 1 GHz oder höher
• Festplattenspeicher: mindestens 115 MB; 275 MB empfohlen, davon:
•   25 MB für die Installation (einschließlich temporärer Dateien)
•   50 MB für die Installation des PDF-Moduls (wenn noch nicht installiert)
•   10 MB je durchschnittliches Verarbeitungsverzeichnis
•   50 MB für Datensicherungen
• 100 MB für Berichte
•   20 MB für Updatedateien
•   20 MB für temporäre Dateien
   
• Bildschirmauflösung: 1024x768 Pixel oder höher
• E-Mail-Programm mit MAPI-Unterstützung, z.B. Microsoft Outlook, Thunderbird
• Webbrowser, z.B. Chrome, Firefox, Internet Explorer 8 oder neuer, Edge
• Internetzugang für Updates und Senden des Verarbeitungsverzeichnisses an eine Aufsichtsbehörde.

¹Windows XP unterstützt keine modernen Verschlüsselungsverfahren für Datenübertragungen im Internet. Die Update-Funktion ist deshalb unter Windows XP nicht nutzbar und eine Programmaktivierung über das Internet nicht möglich. Für die Programmaktivierung unter Windows XP benötigen Sie einen speziellen Freischaltcode, den Sie von uns unter Vorlage des Kaufbelegs unter info@b-4-u.de erhalten. Um unter Windows XP ein Update durchzuführen, müssen Sie jedes Mal die Setupdateien herunterladen. Sie können die neue Programmversion einfach über die alte Version installieren.

 
 
 
PREISE

1 Lizenz
25,00 EUR
inkl. MwSt.

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WEITERE INFORMATIONEN

• Häufig gestellte Fragen
• Lizenzvertrag